Documento de la Empresa
Relevamiento organizacional, delimitación de alcance Desde-Hasta, organigrama y modelado del proceso de negocio actual con BPD (BPMN).
Sección Institucional y Autorizaciones
🤝 Agradecimientos Institucionales
Agradecemos especialmente a los socios y al equipo directivo de Elisa Eventos S.A.S., en particular a su Socio Gerente Claudio Marcelo Rodríguez, por abrirnos las puertas de la empresa, su tiempo en las entrevistas y compartir el funcionamiento operativo del salón. Asimismo, agradecemos al cuerpo docente de la cátedra de Análisis de Sistemas de Información de la UTN-FRT por la guía metodológica provista.
📋 Nota de Autorización Presentada en la Organización
Destinatario: Claudio Marcelo Rodríguez – Socio Gerente (Elisa Eventos S.A.S.)
Fecha: San Miguel de Tucumán, Mayo de 2026
Objeto: Autorización formal para el relevamiento de procesos de negocio con fines académicos para el TFI de ASI (Comisión 2K6).
✓ Conformidad otorgada y firmada por Gerencia General.
1. Introducción a la Organización
1.1 Historia de la Organización
Elisa Eventos inició sus actividades en el año 2010 como un quincho familiar destinado a pequeñas celebraciones y reuniones íntimas. Fue fundada por Mauricio Rodríguez Moyano y Martín Rodríguez Moyano, y actualmente se encuentra constituida legalmente bajo la figura de Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.).
Hacia 2015, con la finalización de las obras de su salón principal climatizado y la parquización, la firma logró un fuerte posicionamiento en el mercado de San Miguel de Tucumán. En la actualidad, cuenta con un nivel de ocupación casi total durante los fines de semana, albergando eventos sociales y corporativos de gran escala.
1.2 Misión
Proporcionar un espacio amplio, versátil y acogedor para la realización de eventos memorables, comprendiendo profundamente las necesidades de los clientes para ofrecer experiencias únicas con máxima atención al detalle.
1.3 Visión
Ser reconocidos como la mejor opción y el espacio más versátil entre los salones de eventos de San Miguel de Tucumán, manteniendo la calidez de sus inicios pero con la modernidad operativa necesaria para eventos de gran magnitud.
1.4 Objetivos y Valores
2. Organización y Delimitación del Sistema
2.1 Determine el Límite y el Alcance del Sistema de Estudio
Para asegurar una delimitación metodológica estricta acorde a las pautas de la cátedra de ASI, el alcance del sistema de estudio se define bajo el criterio formal Desde – Hasta:
Desde: El contacto o solicitud inicial de información y presupuesto por parte del Cliente (presencial, telefónica o digital), donde se relevan tipo de fiesta, fecha pretendida, turno y cantidad estimada de invitados.
Hasta: La ejecución del evento, la cancelación total del saldo financiero pendiente y el cierre post-evento tras la inspección física de las instalaciones y restitución del depósito en garantía.
Diagrama de Venn representativo: Entorno exterior, Sistema Organizacional Elisa Eventos S.A.S. y Sistema de Estudio destacado (Administración y Ventas + Logística de Eventos).
2.2 Organigrama, Estructura y Funciones de las Áreas
Nivel 1: Gerencia General (Socios). Nivel 2: Depto. Administración y Ventas (Resaltado por ser área de estudio), Depto. Gastronomía, Depto. Logística de Eventos y Depto. Mantenimiento y Seguridad.
Funciones Generales de las Áreas Involucradas (Puntos 1.B y 1.D)
- Atención comercial y asesoramiento inicial a clientes.
- Confección y emisión de presupuestos formales.
- Gestión de la agenda y bloqueo de fechas contra cobro de seña.
- Cobro y conciliación de saldos y depósitos en garantía.
- Firma de contratos y control administrativo post-evento.
- Reunión de coordinación previa (layout y distribución de mesas).
- Recepción y acreditación de proveedores externos (DJ, Deco).
- Verificación de seguros de ART / accidentes de terceros.
- Supervisión del cronograma operativo durante la fiesta.
- Inspección de instalaciones al finalizar el evento.
- Elaboración del servicio de catering y buffet.
- Planificación de insumos según comensales confirmados.
- Preparación de dietas especiales (celíacos, veganos).
- Atención y coordinación del servicio de mozos y barra.
- Acondicionamiento y limpieza integral del salón previo al evento.
- Control de funcionamiento de grupos electrógenos y climatización.
- Vigilancia perimetral y control de acceso de invitados.
- Limpieza post-evento y reporte de roturas o averías en infraestructura.
3. Descripción del Proceso de Negocio Actual (Manual / Mixto)
4. Modelo del Negocio con el BPD (BPMN Actual)
El siguiente Diagrama de Procesos de Negocio (BPD) modela bajo el estándar BPMN el flujo actual de operaciones de Elisa Eventos S.A.S. antes de la informatización. Representa las interacciones entre los 5 carriles principales: Cliente, Administración y Ventas, Gastronomía, Logística de Eventos y Mantenimiento.
Haz clic sobre el diagrama para ampliarlo en alta definición.
Aspectos Clave Revelados por el Modelado BPMN Actual:
• Punto Crítico en la Reserva: Existe dependencia exclusiva del registro manual en agenda de papel y cobro presencial en efectivo/transferencia bancaria, provocando riesgo de inconsistencias o sobreventa.
• Compuertas de Decisión: La aprobación de presupuesto por parte del cliente y la acreditación de la seña marcan la compuerta exclusiva (XOR) que habilita o cancela el bloqueo de fecha.
• Desconexión Logística: La falta de un canal unificado entre Cocina y Logística obliga a transmitir cambios de comensales y dietas de manera verbal o por mensajes de texto desestructurados.
Anexo de Elicitación — Entrevista Estructura Pirámide
Entrevista con Estructura de Pirámide
De preguntas cerradas específicas hacia preguntas abiertas y reflexiones generales de modernización.
Entrevistado: Claudio Marcelo Rodríguez (Socio Gerente)
Entrevistadores: Fernández, Fresneda, Rodríguez Moyano, Ruiz
Bloque 1: Preguntas Cerradas
1. ¿Las tareas del salón están divididas por funciones, separando atención al cliente de gastronomía y mantenimiento?
Sí, totalmente. Cada área tiene su encargado para que el servicio no se mezcle.
2. ¿Ofrecen servicios exclusivos propios (catering y DJ) sin posibilidad de que el cliente traiga proveedores externos?
No, somos flexibles. Tenemos nuestros servicios recomendados, pero el cliente puede contratar DJ o decorador externo siempre que presenten su seguro de ART al ingresar.
3. ¿Tienen una capacidad máxima y mínima de invitados fijada por protocolo para cada evento?
Sí, la capacidad máxima permitida por bomberos y seguridad es de 350 personas. Menos de 60 personas no solemos tomar para fiestas de fin de semana.
4. ¿La confirmación definitiva de una fecha está estrictamente condicionada al pago previo de una seña?
Sí, sin seña la fecha no se bloquea. Muchas veces nos piden guardar la fecha por unos días, pero si viene otro cliente con la seña, se le da prioridad a quien paga.
Bloque 2: Preguntas Abiertas
5. ¿Cómo es el proceso paso a paso desde la solicitud de un presupuesto hasta la finalización del evento?
Primero nos contactan por WhatsApp o teléfono, armamos un presupuesto estimativo en Excel o papel según la cantidad de gente. Si les interesa vienen a ver el salón. Para congelar la fecha nos pagan el 30% de seña. Unos 10 días antes hacemos la reunión para ver mesas y menú. El día de la fiesta se liquida el saldo restante y al finalizar se revisa que no haya roturas.
6. ¿Qué herramientas o métodos manuales utilizan actualmente para agendar fechas y controlar los pagos?
Usamos un libro de actas grande tipo agenda de escritorio donde anotamos con lápiz las fechas, y planillas de Excel compartidas que a veces quedan desactualizadas. Los comprobantes de transferencia se guardan en el celular.
7. ¿Qué dificultades o cuellos de botella enfrentan al coordinar los detalles logísticos y los pagos?
El mayor dolor de cabeza es el seguimiento de los pagos y las transferencias diferidas; también cuando los clientes cambian la cantidad de invitados o piden dietas especiales (celíacos) a último momento y la cocina no se entera a tiempo.
Bloque 3: Preguntas Generales de Modernización
8. ¿Qué aspecto administrativo u operativo cree que debería automatizarse con mayor urgencia?
Necesitamos con urgencia un sistema centralizado donde podamos ver un calendario claro, generar presupuestos automáticos con los servicios del salón, saber quién pagó la seña y tener las fichas de los eventos ordenadas para la gente de logística y cocina.