Documento Visión & Especificación Complementaria
Definición de necesidades, stakeholders, diagrama de bloques del sistema automatizado, estándar FURPS+ y las 7 Reglas del Dominio.
Parte I: Documento Visión (VMS)
5. Introducción y Alcance del Producto
El presente Documento de Visión establece las capacidades, restricciones y alcance de alto nivel del sistema VMS (Venue Management System), concebido para transformar y automatizar la gestión operativa, comercial y logística del salón Elisa Eventos S.A.S.
Resolver la dependencia de registros en papel y planillas desarticuladas, garantizando disponibilidad en tiempo real, trazabilidad de cobros y coordinación logística sin fricción.
Abarca desde la captura de cotización y bloqueo de fecha por seña mínima del 30% hasta la entrega de la Orden de Servicio y el checklist de inspección post-evento.
Craig Larman (2ª Ed., Cap. 7), Sommerville (9ª Ed., Cap. 4), Kendall & Kendall (8ª Ed.) y Plantilla Oficial RUP/UP de Requisitos.
6. Orientación: Declaración del Problema y Posicionamiento
| Elemento de Orientación | Definición Aplicada a Elisa Eventos |
|---|---|
| El problema de... | Gestión manual y dispersa de agendas, falta de control en señas bancarias y desarticulación informativa entre el salón, la cocina y los proveedores externos. |
| Afecta a... | Los socios gerentes, el personal de ventas, el coordinador logístico, el equipo de cocina y a los propios clientes organizadores. |
| El impacto asociado es... | Riesgo inminente de sobreventa o bloqueo indebido de fechas, desajustes en el saldo a cobrar (70%), errores en dietas especiales de comensales y retrasos en el armado del salón. |
| Una solución exitosa incluirá... | Un sistema web centralizado con calendario dinámico en tiempo real, validación estricta de la regla de seña (30%), módulo de layout de mesas interactivo y emisión automática de órdenes de servicio y actas de cierre. |
Para: El equipo administrativo, operativo y gerencial de Elisa Eventos S.A.S.
Quienes: Requieren agilizar las reservas y asegurar la coordinación logística de cada evento sin errores humanos.
El VMS: Es un sistema de información y gestión de salones de eventos.
Que: Centraliza presupuestos, congela fechas con señas verificadas, planifica mesas y supervisa proveedores.
A diferencia de: Planillas de cálculo manuales o agendas de papel desactualizadas.
Nuestro producto: Ofrece trazabilidad total de punta a punta, garantizando seguridad, cumplimiento de aforos y respaldo documental.
7. Descripción del Personal Involucrado (Stakeholders y Usuarios Directos)
7.1 Interesados No Usuarios (Stakeholders Externos)
Interesados en la rentabilidad del salón, ocupación máxima de fechas y reputación comercial de la marca.
Requieren conocer con claridad los horarios de montaje, requisitos de seguro de ART y distribución espacial.
Esperan una experiencia transparente, contratos claros, presupuestos respetados y consideración de sus dietas.
7.2 Usuarios Directos del Sistema
Carga cotizaciones, verifica acreditación de señas, bloquea el calendario y emite contratos y recibos.
Diseña el layout de mesas, acredita proveedores con seguro de ART, distribuye la Orden de Servicio a Cocina y comanda la supervisión en vivo.
Realiza el checklist técnico inicial y firma el Acta de Inspección de Cierre para liberar la garantía.
8. Diagrama de Bloques del Sistema Automatizado VMS
Representación estructural de la caja negra y blanca del sistema de información según el estándar de Kendall & Kendall: Entradas desde el contexto, Procesamiento en los subsistemas comerciales y logísticos, almacenamiento en la Base de Datos centralizada, Salidas documentales y Lazo de Retroalimentación.
(Solicitud de Presupuesto, Datos de Fiesta)"] C2["Cliente
(Comprobante de Seña / Pago)"] P1["Proveedores Externos
(Pólizas ART, Fichas Técnicas)"] end subgraph SISTEMA_VMS ["Sistema Automatizado VMS (Elisa Eventos)"] direction TB subgraph SUBSISTEMAS ["Procesamiento por Módulos"] S1["Subsistema Comercial y de Reservas
(Verificación de Aforo, Cotizador, Control de Señas)"] S2["Subsistema de Coordinación Logística
(Layout de Mesas, Acreditación de ART, Orden de Servicio)"] S3["Subsistema de Cierre e Inspección
(Checklist Post-Evento, Liquidación de Saldo, Acta Cierre)"] end DB[("Base de Datos Centralizada VMS
(Clientes, Reservas, Pagos, Inventario, Layouts)")] S1 <--> DB S2 <--> DB S3 <--> DB end subgraph ENTORNO_SALIDA ["Contexto / Salidas"] OUT1["Presupuesto Formal PDF"] OUT2["Contrato y Recibo Oficial"] OUT3["Orden de Servicio Interna
(Cocina y Logística)"] OUT4["Acta de Inspección y Restitución Garantía"] end C1 --> S1 C2 --> S1 P1 --> S2 S1 --> OUT1 S1 --> OUT2 S2 --> OUT3 S3 --> OUT4 OUT4 -.->|"Lazo de Retroalimentación
(Encuesta de Satisfacción y Métricas)"| C1
9. Resumen de las Características del Sistema (Features de Alto Nivel)
Visor mensual interactivo en tiempo real con estados diferenciados (Libre, Bloqueo 48hs por Presupuesto, Confirmado).
Control automático del 30% de seña para bloqueo (RD-01), seguimiento del 70% restante y registro de depósitos en garantía.
Mapeo gráfico del salón, distribución de invitados por mesa y sincronización de requerimientos dietarios con Cocina.
Formulario digital de inspección post-evento para verificar instalaciones, liquidar daños y emitir el cierre formal.
Parte II: Especificación Complementaria (Estándar FURPS+)
11. Reglas del Dominio del Negocio (RD-01 a RD-07)
Políticas operativas y restricciones normativas que gobiernan la operatoria de Elisa Eventos y condicionan la arquitectura del software:
Ninguna fecha o turno puede considerarse confirmada ni bloqueada definitivamente en el calendario sin la acreditación verificada del 30% del valor total presupuestado.
Por ordenanza municipal de seguridad y habilitación de Bomberos, la capacidad total no puede exceder bajo ningún concepto las 350 personas por turno.
El saldo restante (70%) y el depósito en garantía deben encontrarse totalmente cancelados previo al encendido de luces e inicio de la fiesta.
Todo proveedor externo (DJ, decorador, fotógrafo) debe presentar certificado de cobertura de ART o seguro de accidentes personales con cláusula de no repetición.
Si la cancelación se solicita con más de 60 días corridos, se reintegra el 50% de la seña. Con 60 días o menos, se retiene el 100% de la seña por lucro cesante.
El diagrama definitivo de mesas y el conteo de dietas especiales (celíacos, veganos) debe quedar inmutable 7 días corridos antes del evento para compras de Cocina.
Se exige un depósito fijo reembolsable ($300.000 ARS). Al finalizar el evento se elabora el Acta de Inspección; si no existen daños ni roturas de vajilla o mobiliario, se restituye íntegramente dentro de las 48 horas hábiles.
12. Requisitos No Funcionales (Matriz FURPS+)
Interfaz web con diseño responsive adaptable a tabletas y ordenadores de escritorio. Tiempo de curva de aprendizaje menor a 2 horas para nuevos operarios administrativos. Retroalimentación visual inmediata en cada operación.
Disponibilidad del 99.5% durante fines de semana. Bloqueo transaccional concurrente que impida la doble reserva de una misma fecha/turno. Respaldos automáticos diarios de la base de datos en nube.
Tiempos de respuesta inferiores a 1.5 segundos en la consulta de calendario y disponibilidad mensual. Emisión de presupuestos y comprobantes en PDF en menos de 3 segundos.
Arquitectura modular en capas basada en estándares web abiertos. Interfaces de conexión con APIs de transferencias y emisión de recibos. Cumplimiento con la normativa legal de contratación de la provincia de Tucumán.